效率化的工具创造:如何将手写 post-it 内容可复制化?


效率化的工具创造:如何将手写 post-it 内容可复制化?

  创意启发:Tian Cai   |   视觉设计:Rubbie Chong   |   设计指导:Chaz Lu
  撰写:Rubbie Chong   |   编辑:Ningling Pan   |   摄影:Lan Wu

 

 

在 Project A1,无论是在设计师、调研员、项目经理或工程师身边,你都会看到各种各样又为数众多的 post-it(便利贴)。它们被贴在桌子上、墙上、KT 板甚至是电脑上。它们有时候被用来规划项目,有时候被拿来记录事项,有时候被用做脑力激荡。

然而仔细看,你就会发现,不少内容其实在被重复书写,也有不少内容因为快速手写而缺乏辨识度。在这样的基本需求上,我们通过探索和实验,发明了 Griddle Tool。

Griddle Tool 是为了让重复手写 post-it 的动作,能够通过科学的设计,转化为可印刷以及流程化的工具。我们从问题本身出发,进行了一些列相关的设计思考,创造了一套工具和模板,使内容可以被大量复制并打印在 post-it 上;通过使用流程的设计,方便每个有需要的人进行使用。

我们希望通过这篇文章与大家分享我们在设计背后的思考,也提供大家相应的下载方式与使用说明。

 

 

Why - 发现问题

我们知道,post-it 是我们工作中不可或缺的工具之一。它具有机动性高、方便沟通,以及可快速组织的特点。

然而,在这些日常使用 post-it 的场景里,我们发现在安排任务、配置人员、确定工作中,我们常常需要手写重复的内容。同时,受限于「手写」,许多想多复杂的图像只好被迫舍弃。这不仅降低了工作效率,也可能造成由于视觉凌乱等问题导致的内容干扰。

 

 

How - 如何解决

基于我们发现的问题,我们开始思考,是否可以通过排版工具、打印机和 post-it 的结合来解决这个问题。

经过反复试验,我们基于当下的打印机尺寸,利用 Adobe InDesign 进行格线的设计,对 post-it 的位置进行精确化。通过模板的设定,免去重复手写的内容。与此同时,我们也根据基本的使用方式进行了使用文档的撰写。

在经过了一系列的迭代与用户测试之后,我们改进了使用文档的说明流程和表述方式,也就本身的 Griddle Tool 进行了拓展和延伸。

 

 

What - 设计产出

根据常用的 post-it 尺寸,我们将 Griddle Tool 设定为「正方形」与「长方形」两种版式,并提供了简单常用场景供大家使用。当然,使用者也可以自行输入不同内容来满足自己的需求。

「正方形」版式

「长方形」版式

[ 常规使用场景 ] 

场景一:时程规划(Scheduling)

时程场景模板包括了日期、月份和星期三种版式,它主要可以用于个人规划、项目管理和公司的大型时程安排等,帮助团队大量减少手写时期的工作,也能更加灵活地查看与调整。

 

场景二:资源协调(Resource Planning)

在项目规划中,利用部门 / 人员(community / people)模板,它将部门和人员(包含人名、职称和技能)的具体信息,用更加具象化的方式,在 post-it 上进行呈现。它能帮助规划者更清楚地看到跨部门的连结,选择最合适的人进行有效的资源配置。

 

[ 基本使用流程 ]

  • Step 1 - 列印模板 Canvas;
  • Step 2 - 贴上相对应颜色的 post-it;
  • Step 3 - 将其放入打印机;
  • Step 4 - 输入所需内容,打印即可。

Step 1. 列印 Canvas

Step 2 - 贴上相对应颜色的 post-it

Step 3. 放入打印机

Step 4. 输入内容,打印即可

更详细的使用说明请通过下载文末「Griddle Tool 教学说明」获取。

 

 

Who - 一些 Project A1 的使用者说

  • Griddle Tool 可以帮助我们学会思考分类,并进行办公室体验的美化和创意。」—— Icy Huang,办公室体验运营专员;
  • Griddle Tool 统一了形式各异的手写体,帮助项目团队更轻松地达成一致。」—— Zixi Zhu,用户体验设计师;
  • Griddle Tool 解决了龙飞凤舞手写 Post-it 的阅读性问题,还可以重复使用,棒棒哒。」—— Julien Liu,项目经理;
  • Griddle Tool 有效地控制了重复书写讯息所将花费的时间,例如人名。」—— Min Chi,项目经理

 

 

Where - 工具下载地址

我们鼓励您使用合法字体。:)

 

如果有任何意见或者建议,我们也期待听到你的声音。

 

 

 

  * Tian Cai: Project A1 食物与设计调研专家

  * Rubbie Chong: Project A1 视觉沟通设计师

  

 

 

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